bestuursvergadering aug 2016

Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van bewonerscommissie De Hooge Molen d.d. 31 augustus 2016 te 14.00 uur
 
  1. opening en welkom door de voorzitter;
Er zijn twee afmeldingen: Toon Schrauwen en Bernard Bekman zijn verhinderd. Carel de Gast zal rond 15.00 uur de vergadering verlaten wegens afspraken elders.
  1. notulen vorige vergadering:
De notulen betreffen het verslag van de DB-vergadering van 26 juli 2016;
Er worden door de aanwezige leden geen opmerkingen gemaakt.
  1. Wat heeft het DB de afgelopen tijd gedaan:
    1. er is contact geweest met WSG over de uitvoering van de schoonmaakwerkzaamheden. Nog steeds zijn de zijramen niet gewassen dit jaar. WSG heeft nog steeds niet gemeld op welke wijze de ramen in de voorgevel (trappenhuis) en de vaste ramen in de zijgevels gewassen zullen worden;
Bericht van WSG ontvangen dat vandaag (31-08) hierover overleg zal plaatsvinden, naar aanleiding van ontvangen offertes. We wachten maar af wat er nu uit gaat komen.
  1. de schoonmaakroosters in de kelder zijn verwijderd (vol met paraferingen) en nieuwe voor de komende weken zijn weer opgehangen. WSG is gevraagd de “oude” roosters minimaal een jaar te laten hangen opdat de bewonerscommissie over langere termijn het schoonmaakwerk kan monitoren (zie ook agendapunt 4.);
Door een superieur (WSG als opdrachtgever en/of Langermans als uitvoerder) dient gecontroleerd te worden of er correct is schoongemaakt.
Geopperd wordt dat een lid van de bewonerscommissie in “zijn” blok de uitvoering van de schoonmaakwerkzaamheden beoordeelt en hierover rapporteert naar de secretaris die de opmerkingen verzamelt en doorstuurt naar WSG met het verzoek de tekortkomingen (per direct) te herstellen.
Het geopperde voorstel zal moeten bezinken. Eenieder wordt gevraagd hierover na te denken en alternatieven aan te dragen opdat in een volgende vergadering een beleid bepaald kan worden.
Met betrekking tot de aanwezigheid van de schoonmaakroosters heeft WSG dit doorgezet naar het schoonmaakbedrijf (Langermans).
  1. WSG is gevraagd of er al een standpunt is bepaald over de wenselijkheid om (in principe) alle sloten van ons complex te vervangen door gecertificeerde exemplaren. De huidige sleutels kunnen eenvoudig worden bijgemaakt (zonder certificaat) en bij vertrek van een huurder bestaat dus theoretisch de mogelijkheid dat deze ex-huurder nog één of meer sleutels van het complex achterhoudt. Ondanks de toezegging van WSG dat bij vertrek van een huurder het woningvoordeurslot wordt vervangen (door een elders in het complex vrijgekomen exemplaar) blijft het gevaar aanwezig dat de ex-huurder alsnog tenminste de algemene ruimten en de berging in de kelder kan blijven betreden met de achtergehouden sleutel, hetgeen vanzelfsprekend ongewenst is;
WSG heeft aangegeven hierover intern te overleggen en zodra een standpunt is bepaald dit aan de bewonerscommissie kenbaar te maken.
  1. WSG is gevraagd naar de stand van zaken i.v.m. de (grondwater)lekkage in de vloer van de parkeerkelder (tussen 35 en 51) maar er is nog geen reactie ontvangen;
WSG heeft een adviseur (van der Bijl) hiernaar laten kijken en is van mening dat hieraan vooralsnog niets hoeft te gebeuren; de adviseur zal het wel in de gaten houden.
  1. De bewonerscommissie zal beleid moeten maken over hoe om te gaan met het schoonmaakwerk in het complex zodra dit afwijkt van de verwachtingen. M.a.w.: Als het schoonmaakwerk in het complex. zowel stofzuigen, reinigen vloeren, zemen ramen etc. niet wordt uitgevoerd of slecht wordt uitgevoerd dient een stramien verzonnen te worden voor het melden van ons ongenoegen. De vraag is wie wat signaleert, wie actie onderneemt en naar wie actie ondernomen wordt en hoe terugkoppeling zal plaatsvinden. (zie ook (reacties bij) punt 3b.)
  2. Nu er een rondschrijven is uitgegaan naar alle bewoners over het gebruik van de oud-papiercontainers dient nagegaan te worden of dit effect heeft gehad op het storten van afwijkende materialen resp. wat er nog gedaan moet worden om eenieder zover te krijgen dat de containers alleen gebruikt worden voor waarvoor ze bedoeld zijn;
Het betreft een mentaliteitskwestie, bewoners maken de zooi. Overtreders, voor zover die opgemerkt worden, aanspreken op hun gedrag. Er wordt nog steeds meer dan alleen papier/karton gestort in de containers.
Op de jaarvergadering zal de vraag aan de bewoners gesteld worden of zij het eens zijn om de oud-papiercontainerruimte af te sluiten en éénmaal per dag gedurende een uur open te stellen. Dit houdt wel in dat een vertegenwoordiger van de commissie gedurende deze “openingsuren” als controleur aanwezig zal moeten zijn.
  1. Discussie over de mogelijkheid van een telefooncirkel in complex De Hooge Molen.
Omdat regelmatig blijkt dat er personen langere tijd in het complex onopgemerkt blijven waarbij niet bekend is of zij ziek zijn, met vakantie zijn of zijn opgenomen in het ziekenhuis wordt de vraag gesteld of het zinvol kan zijn om een telefooncirkel te starten.
Tijdens de jaarvergadering zullen we dit voorleggen aan alle bewoners, zo mogelijk met een voorstel voor uitvoering.
  1. voortgang verkiezingen nieuwe bewonerscommissie. Volgens Bernard zijn er (15-08) pas 30 formulieren terug ontvangen.
Er is geen recentere info beschikbaar; begin oktober zal dit in een DB-vergadering met de verkiezingscommissie verder worden uitgewerkt. Dan ook zal bezien worden welke argumenten worden gebruikt voor het accepteren van kandidaat-leden als commissieleden als mocht blijken dat er op hem geen enkele stem is uitgebracht. Een en ander zal dan moeten leiden tot een voorstel aan de bewoners voor een commissie met 3, 5 of 7 leden.
  1. bepalen agendapunten voor bewonersvergadering van 11-10-2016.
Alle leden wordt gevraagd om vóór 11 september punten voor de jaarvergadering per mail kenbaar te maken bij de secretaris (dehoogemolen@gmail.com). Het verslag van de vorige jaarvergadering zal leidraad zijn voor de nieuwe agenda.
  1. rondvraag;
Er waren geen punten voor de rondvraag.
  1. sluiting van de vergadering.
De voorzitter sluit om 15.20 de vergadering onder dankzegging voor ieders inbreng

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.